Política de privacidad

• Responsable: 3S IA S.A.S.
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Atención de consultas y reclamos: equipo de protección de datos de 3S IA, a través de col3sia@gmail.com.
• Teléfono: +57 350 886 9697.

Actuamos como responsables cuando decidimos el uso de los datos de nuestros clientes. Al operar un chatbot o una solución por cuenta de otra empresa o entidad, esta define las finalidades y 3S IA actúa como encargado, según el contrato y sus instrucciones. En ese caso también aplica la política del responsable identificado en el servicio.

• Identificación y contacto: nombre, empresa, correo y teléfono para responder consultas, preparar propuestas y gestionar servicios.
• Solicitudes y conversaciones: mensajes, formularios y archivos que compartas para atender tu petición, prestar soporte y hacer seguimiento.
• Datos técnicos: IP, navegador, dispositivo, fechas y registros de acceso para operar el sitio, resolver fallas y prevenir incidentes.
• Comunicaciones comerciales: datos de contacto para novedades u ofertas, únicamente con la autorización correspondiente y posibilidad de baja.

Solicitamos lo necesario para cada finalidad. El formulario del sitio envía tus datos por correo electrónico a 3S IA desde nuestro propio hosting, sin servicios de terceros, en el momento en que lo envías. Consulta el tratamiento específico de conversaciones en la política de chatbots y WhatsApp.

Cuando la ley exige autorización, debe ser previa, expresa, informada y consultable posteriormente. Visitar el sitio, leer esta política o guardar silencio no la reemplaza. Las excepciones son las previstas por la ley; una relación contractual no autoriza por sí sola cualquier uso de tus datos.

Responder preguntas sobre salud, biometría y demás datos sensibles es facultativo. Su tratamiento, cuando proceda, requiere informar la finalidad y obtener autorización explícita, salvo excepción legal. No aportes información sensible o de terceros en los canales generales.

Los canales comerciales generales no están dirigidos a menores de edad. Si un servicio requiere tratar sus datos, deberá respetar su interés superior, sus derechos y los requisitos de autorización del representante y participación del menor según su madurez.

No vendemos ni alquilamos datos personales. Podemos comunicar los datos necesarios a proveedores de alojamiento, correo, mensajería, atención e IA para operar el servicio, con obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado. También podemos atender requerimientos legales de autoridades competentes.

Algunos proveedores procesan información fuera de Colombia. Cuando actúan por nuestra cuenta, deben aplicarse los acuerdos y requisitos de transmisión de datos. Si otro responsable recibe la información, la transferencia debe cumplir el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y los mecanismos legalmente aplicables. La ubicación de un servidor no acredita por sí sola estas condiciones.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas según los riesgos, incluidos controles de acceso, protección de las comunicaciones y deberes de confidencialidad. Ningún sistema está exento de riesgos. Puedes reportar incidentes a col3sia@gmail.com.

Conservamos los datos mientras sean necesarios para atender la solicitud, prestar el servicio o cumplir obligaciones legales y contractuales. Esto puede incluir historiales de atención y pruebas de autorización. Al terminar la finalidad y los deberes de conservación, corresponde suprimir o anonimizar la información. Las copias de respaldo siguen su ciclo de conservación con acceso restringido.

El sitio utiliza almacenamiento de sesión para recordar si ya se mostró la animación de inicio. El alojamiento puede generar registros técnicos. Si se incorporan tecnologías de analítica o publicidad que requieran autorización, se informará y se solicitará el permiso antes de activarlas. Al abrir servicios externos, también aplican las políticas de esas plataformas.

Puedes acceder gratuitamente a tus datos, conocerlos, actualizarlos y rectificarlos; pedir prueba de la autorización e información sobre su uso; solicitar su supresión y revocar la autorización cuando proceda. Puedes presentar quejas ante la SIC después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado.

Escribe a col3sia@gmail.com con tu nombre, el canal o servicio utilizado, la petición y un medio de respuesta. Verificaremos tu identidad o representación de manera proporcional y por un canal adecuado. No envíes copias completas de documentos de identidad al chat general.

• Consultas: máximo 10 días hábiles desde su recepción. Si se requiere una ampliación, informaremos el motivo y la fecha de respuesta, con un máximo de 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos: máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción completa. Una prórroga, informada con su motivo y fecha, no podrá superar 8 días hábiles adicionales.
• Si un reclamo está incompleto, solicitaremos subsanarlo dentro de los 5 días siguientes. Sin respuesta en los 2 meses posteriores al requerimiento, se entenderá desistido. Si no somos competentes, lo trasladaremos en un máximo de 2 días hábiles e informaremos al solicitante.

Esta versión entra en vigor con su publicación. Las bases de datos permanecen vigentes mientras subsistan las finalidades informadas y los deberes de conservación. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarlos; una finalidad nueva que requiera autorización no se entenderá aceptada por seguir navegando.

Según el canal y las funciones habilitadas, recibimos tu número e identificador de WhatsApp, nombre de perfil disponible, mensajes que nos diriges, archivos que decidas enviar, fechas, identificadores de mensajes y estados de entrega. Este servicio no nos da acceso a tus chats con otros contactos ni a la agenda completa de tu dispositivo.

Usamos la información para responder, mantener el contexto, gestionar solicitudes, derivar atención a una persona, registrar preferencias de contacto y prevenir fraude o abuso. Las conversaciones pueden almacenarse en los sistemas de atención para seguimiento y trazabilidad. Generar una respuesta con IA no significa que el historial se borre de inmediato.

El permiso para recibir comunicaciones posteriores por WhatsApp debe identificar a la empresa y los tipos de mensajes. Iniciar una consulta no autoriza campañas publicitarias ni usos distintos de los informados. Las comunicaciones que requieran permiso se enviarán con la autorización correspondiente y conforme a las reglas de WhatsApp Business.

Puedes pedir que cesen los mensajes escribiendo BAJA, STOP o expresando tu decisión en el mismo canal, o por correo a col3sia@gmail.com. Respetaremos la baja y podremos conservar el registro mínimo necesario para no volver a contactarte. La baja no elimina por sí sola el historial: consulta las instrucciones de eliminación.

En las integraciones con WhatsApp Business Platform, WhatsApp y Meta intervienen para transmitir mensajes y operar la plataforma. Los proveedores de alojamiento, atención e IA pueden procesar la parte necesaria de la conversación para generar respuestas o gestionar tu solicitud, incluso fuera de Colombia, bajo las condiciones descritas en esta política.

3S IA no destina las conversaciones al entrenamiento de modelos públicos de IA de propósito general. Los proveedores que procesen datos por nuestra cuenta deben limitar su uso a la finalidad contratada y las garantías de protección aplicables. No compartimos la conversación de un cliente con otros clientes.

Consulta también la Política de privacidad de WhatsApp y la Política de mensajes de WhatsApp Business. El tratamiento independiente de estas plataformas se rige por sus propias políticas.

Las respuestas automatizadas pueden ser incompletas o contener errores. Puedes pedir aclaración o revisión humana. No sustituyen asesoría profesional, no constituyen por sí solas una oferta contractual definitiva y no son un servicio de emergencias. Las condiciones comerciales se confirman mediante una propuesta o acuerdo con el equipo responsable.

Para hablar con una persona, solicítalo en la conversación o escribe a col3sia@gmail.com. No envíes contraseñas, códigos de verificación, números completos de tarjetas o cuentas financieras, documentos de identidad ni datos de salud al chat general. Si un servicio exige información adicional, deberá indicar la finalidad y el canal adecuado.

Utiliza los canales de forma lícita, aporta información veraz y comparte datos de terceros solo con autorización o habilitación legal. No están permitidos el fraude, la suplantación, el spam, el contenido ilícito, el software malicioso ni el acceso no autorizado a sistemas o información ajena. Podemos restringir usos abusivos respetando los derechos aplicables.

Los asistentes apoyan la atención y pueden requerir validación humana. No deben usarse para emergencias ni para aportar información reservada innecesaria. Puedes solicitar una persona, retirar permisos de contacto y ejercer tus derechos por los canales de esta página.

El uso de WhatsApp está sujeto también a las condiciones de esa plataforma; sus reglas y disponibilidad pueden afectar el servicio. Una integración no implica certificación ni respaldo de Meta a las respuestas de 3S IA. El alcance, precio y obligaciones de un servicio se fijan en la propuesta y el acuerdo correspondiente, respetando la información vinculante y los derechos del consumidor aplicables.

• Abby — asistencia documental: El usuario y el profesional a cargo deben revisar el contenido y las facultades de las partes antes de utilizar o firmar un documento. La asistencia tecnológica no reemplaza las formalidades legales del acto.
• Abby Mind — bienestar emocional: Es una herramienta de bienestar. Sus recomendaciones no sustituyen la atención de profesionales de salud ni deben utilizarse para autodiagnóstico o como respuesta a una emergencia.
• NotarIA: La autorización final del acto y el ejercicio de la fe pública corresponden al notario competente. El usuario debe revisar íntegramente el texto asistido y cumplir las formalidades del trámite.
• SIE Analytics: Las alertas y predicciones apoyan la gestión agrícola y deben contrastarse con las condiciones reales del predio. No garantizan rendimientos, condiciones climáticas ni resultados de riego o fertilización.
• Contractual: Los borradores requieren revisión de las partes y del profesional que corresponda. El usuario debe verificar cláusulas, facultades y requisitos de firma; la generación del texto no garantiza la eficacia del contrato.

El uso de datos, documentos o grabaciones de terceros requiere la autorización o habilitación legal correspondiente. Las condiciones del contrato de cada servicio complementan estos términos, sin excluir derechos irrenunciables.

Las marcas, contenidos, diseños y desarrollos conservan los derechos de 3S IA o sus titulares. Consultar el sitio no transfiere su propiedad ni autoriza su explotación sin permiso o licencia aplicable. Recibir tus datos y contenidos no transfiere su titularidad a 3S IA; su uso se limita a las finalidades informadas.

Pueden producirse interrupciones por mantenimiento, fallas o circunstancias de terceros. No prometemos disponibilidad ininterrumpida ni exactitud absoluta de respuestas automatizadas. Esto no excluye obligaciones legales, garantías aplicables ni derechos irrenunciables de los usuarios. Aceptar términos de uso no sustituye la autorización exigida para tratar datos personales.

Se aplica la legislación colombiana. Puedes dirigir consultas y reclamaciones a col3sia@gmail.com. Las controversias se tramitarán ante las autoridades competentes, respetando los mecanismos y el fuero que protejan al consumidor. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarlos y no modificarán retroactivamente derechos adquiridos.